Kasa rejestrująca - Elektroniczna kasa ewidencjonująca i rejestrująca w module fiskalnym sprzedaż każdego towaru lub usługi.
Kasa online - Kasa rejestrująca, która zapewnia prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiająca połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.
PLU- Liczba towarów jakie można zaprogramować w kasie fiskalnej
Pamięć fiskalna - Urządzenie trwale zainstalowane w kasie, które zawiera elektroniczny nośnik danych, umożliwiający jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych;
Fiskalizacja(ufiskalnienie) - ? w przypadku kas online ? jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
? w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii ? jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną, zakończona wystawieniem raportu fiskalnego dobowego;
Książka kasy rejestrującej - Książeczka dostarczana wraz z kasą, w której dokonuje się adnotacji dotyczących kasy, w szczególności napraw serwisowych i przeglądów okresowych. Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży.
Numer ewidencyjny kasy - ? w przypadku kas online ? indywidualny i niepowtarzalny numer nadany kasie podczas fiskalizacji, zapisany w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, identyfikujący kasę w Centralnym Repozytorium Kas,
? w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii ? indywidualny i niepowtarzalny numer, który naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie, po zgłoszeniu fiskalizacji przez podatnika i podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis;
Numer unikatowy kasy - Indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.
Paragon fiskalny - Od zwykłego paragonu różni się specjalnym symbolem fiskalnym po którym następuje numer unikatowy kasy. Nagłówek paragonu zawiera nazwę, adres i NIP użytkownika kasy oraz numer kasy. Na paragonie znajdują się dane o sprzedanym towarze (nazwa, cena, stawka podatku, kwoty netto i brutto), oznaczenie kasjera, data i godzina wystawienia.
Paragon fiskalny anulowany - Dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy, potwierdzający niewykonanie rozpoczętej sprzedaży;
Raport fiskalny - Raport drukowany z urządzenia fiskalnego, może obejmować różne okresy czasu - najczęściej spotykane są dobowe i miesięczne raporty fiskalne. Stanowią podstawę do prowadzenia zapisów księgowych.
Plomba - Ołowiana, zakładana przez pracownika serwisu (każdy serwisant ma swoją plombownicę do określonego typu kasy). Należy sprawdzać czy po zaplombowaniu numer jest czytelny, bowiem plomba uszkodzona oznacza kłopoty i sankcje w razie kontroli Urzędu Skarbowego
Czas rozpoczęcia naprawy - Czas reakcji, ograniczony przez rozporządzenie Ministerstwa Finansów do 48 godzin od momentu zawiadomienia serwisu o awarii do podjęcia interwencji. Nie należy mylić z "terminem naprawy", który regulują przepisy ogólne.
Kasa rezerwowa - Zapasowa kasa fiskalna. Bez niej, w przypadku awarii kasy podstawowej, należy zaprzestać sprzedaży.
Najczęściej zadawane pytania:
Co zyskuję kupując kasę fiskalną wcześniej?
Znalezienie odpowiedniej kasy z wyprzedzeniem, da nam pewność, że zdążymy z dopełnieniem wszelkich formalności i zachowamy prawo do skorzystania ze zwrotu (nawet 700 zł za każde urządzenie).
Poza tym wcześniejszy zakup kasy fiskalnej pozwoli nam nauczyć się obsługi kasy w trybie szkoleniowym, a dłuższy okres szkoleniowy to mniej pomyłek i sprawniejsza obsługa urządzenia w przyszłości.
Jakie korzyści daje posiadanie kasy rezerwowej?
W wyniku nieprzewidzianych zdarzeń może dojść do sytuacji, w której kasa podstawowa zostanie uszkodzona (np. zalanie kasy, upadek). Aby moc kontynuować pracę należy posiadać zarejestrowaną kasę rezerwową. Decydując się na zakup kasy rezerwowej jednocześnie z kasą podstawową można skorzystać z odliczenia w wysokości do 700 zł (nie więcej niż 90% ceny netto) na każdą zgłoszoną kasę.
Posiadanie kasy rezerwowej daje następujące korzyści:
- można kontynuować pracę nie tracąc przychodów (sklepy w galeriach handlowych często płacą kary za zamknięcie stoisk),
- serwis można umówić w dogodnej chwili, a termin naprawy nie staje się krytyczny,
- niższy koszt naprawy (nie płaci się dodatkowo za wezwanie serwisu w trybie natychmiastowym),
- po okresie około 6 lat, gdy pamięć fiskalna kasy podstawowej się zapełni, można przekształcić kasę rezerwową w kasę podstawową,
- kupując kasę rezerwową jednocześnie z podstawową oszczędza się 700 zł.
Na co zwrócić uwagę wybierając kasę fiskalną?
Przy decyzji o wyborze kasy fiskalnej warto zwrócić uwagę na:
- trwałość i niezawodność urządzeń czyli bezawaryjną i bezkosztową pracę przez wiele lat, którą gwarantuje tylko marka i renoma producenta,
- intuicyjną obsługę urządzenia,
- niskie koszty eksploatacji (kopia elektroniczna),
- opinię o firmie prowadzącej przeglądy okresowe i serwis urządzenia,
- łatwość utrzymania urządzenia w czystości (brak wystających elementów, szpar, pyłoszczelność).
Czy powinienem legitymować serwisanta przychodzącego na przegląd kasy?
Uprawnienia do serwisowania kasy są wydawane serwisantowi na okres jednego roku. Serwisant powinien legitymować się identyfikatorem (ze zdjęciem), na którym umieszczona jest data ważności. Należy kontrolować aktualność uprawnień nadanych serwisantowi i firmie obsługującej, a w przypadku wygaśnięcia tych uprawnień, w porę zmienić na firmę uprawnioną.
Mam uzasadnione powody, by zmienić serwis obsługujący moje kasy. Jak długo trwa taka procedura, co trzeba zgłosić?
W pierwszym rzędzie należy zgłaszać chęć zmiany producentowi, który zgodnie z przepisami odpowiada za organizację serwisu. Producent z kolei powiadamia o decyzji podatnika odpowiedni Urząd Skarbowy i serwisy. Na naszej stronie, w dziale ?Strefa Klienta ? Formularze? znajduje się gotowy formularz zgłoszenia zmiany serwisu wraz z odpowiednimi wyjaśnieniami. Zastosowanie się do procedury opisanej w tym formularzu skraca do minimum wszystkie formalności.
Serwisant kasy dzwonił dotąd raz w roku, by umówić się na przegląd kasy, ostatnio nie dzwoni, a dowiedziałem się, że mogę zostać ukarany jeśli sam go nie wezwę?
Najnowsze rozporządzenie MF z dnia z dnia 14 marca 2013r. określa terminy dokonywania obowiązkowych, okresowych przeglądów urządzeń fiskalnych - obecnie muszą być one wykonywane przez właściwy serwis nie rzadziej niż, co 2 lata. Za dotrzymanie terminu przeglądu odpowiada podatnik - właściciel urządzenia (zgodnie z rozporządzeniem MF z 14 marca 2013r. paragraf 14.1"Podatnicy stosujący kasy: (?) 4) zgłaszają kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego do podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis kas (?)?
Czy kupując nową kasę mogę za każdym razem starać się o zwrot części wartości kasy?
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 111 ust. 2 ustawy o VAT 7 listopada 2008r. : "Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł."
Zgubiłem książkę serwisową kasy fiskalnej, co w takiej sytuacji należy zrobić?
Zagubienie lub kradzież należy niezwłocznie zgłosić swojemu serwisowi który wystąpi do producenta o duplikat książki kasy lub samodzielnie wypełnić i wysłać odpowiedni formularz (do pobrania w zakładce Formularze)
Przez jaki okres czasu należy przechowywać kopie paragonów?
Dla wszystkich dokumentów księgowych, a w tym dla dokumentów kasowych, okres ten wynosi 5 lat.
Czy w przypadku awarii kasy muszę zaprzestać w ogóle sprzedaży?
Jeżeli rozpoczęta została sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej to nie można prowadzić sprzedaży niefiskalnej - w przypadku awarii kasy sprzedaż można prowadzić przy użyciu kasy rezerwowej, a w przypadku jej braku - zaprzestać sprzedaży. Dobrze jest, jeśli kasa rezerwowa jest tej samej marki co kasa główna ze względu na znajomość obsługi przez personel obsługujący.
W moim sklepie miała miejsce kradzież, skradziono również kasę fiskalną, którą następnego dnia odnaleziono, podobno wymagany jest w takim przypadku przegląd kasy?
Jeżeli kasa została utracona, nawet na krótki okres czasu, to przed ponownym rozpoczęciem pracy musi być oddana do przeglądu serwisowego.
Kiedy powinny być wykonywane raporty dobowe fiskalne?
Raport fiskalny dobowy należy wykonać po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.
Kiedy należy wykonać raport miesięczny?
Raport fiskalny okresowy (miesięczny) należy wykonać po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.